Gestión Documental

El Programa de Gestión Documental es la compilación de los lineamientos que aplican en la administración de las comunicaciones oficiales en la Universidad Francisco de Paula Santander para lograr agilidad y eficiencia en el desarrollo de las actividades que sustentan y en la toma de decisiones al interior de la organización, es una guía que recoge en forma clara y sencilla los pasos que deben seguirse para el desarrollo de las funciones relacionadas con el flujo documental y los procedimientos de conservación y consulta.
Tiene la finalidad de servir de apoyo y orientación para los funcionarios en sus gestiones administrativas y legales así como en la implementación de procedimientos archivísticos.

La "Ley General de Archivos 594 de 2000” establece la obligatoriedad de organizar los archivos de la Administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la presente Ley.
Igualmente el Artículo 19 del Acuerdo 07 de 1994, emanado por el Archivo General de la Nación establece que cada entidad creará un Comité de Archivo, legalizado mediante el acto administrativo correspondiente, como un grupo de la alta dirección, responsable de definir las políticas, programas de trabajo, toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

Normatividad

Programa de Gestión Documental

Dando cumplimiento al artículo 21 de la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos para Colombia, Decreto 1080 de 2015 Capitulo IV Programa de gestión Documental y el artículo 15 de la Ley 1712 de 2014. La Universidad Francisco de Paula Santander , elabora el presente documento, que en su contenido establece aspectos generales como: Política de Gestión Documental, objetivos, alcance, público al cual está dirigido, requerimientos normativos, económicos, administrativos y tecnológicos para su desarrollo; los lineamientos para los procesos de la Gestión Documental (Planeación, Producción, Gestión y Trámite, Organización, Transferencias, Disposición de los Documentos, Preservación a Largo Plazo y Valoración); las fases de implementación del PGD, los programas específicos, el diagnóstico de Gestión Documental, cronograma de implementación, el mapa de procesos de la Entidad y los recursos requeridos para su implementación.

Diagnóstico de Gestión Documental

Cronograma de Actividades del PGD

Manual de Gestión Documental

Tabla de Retención Documental

Instructivos

Formatos de Gestión de Documentos